株式会社アーライブ

備品データ管理を簡単にする方法

~QRコードを使ってスマホでデータ編集~

QRコードを使ってスマホでデータ編集
まだエクセル管理しているのでしょうか?

社内備品に管理番号を印刷したシールを貼り、必要時はシールにかかれている番号をメモしてエクセルファイルを都度開き、リース期限や貸与者、管理責任部署名などを確認しているのではないでしょうか。

もし万が一、管理ファイルを紛失誤って削除してしまったら、取り返しのつかない状況になりかねません。

QRコードでできること
備品の管理はQRコードが便利

備品管理はQRコードを使うと業務効率化が図れます。

例えば、備品に貼付されたQRコードをスマートフォンから読み取ると、その場で備品の情報が確認できるようになったらどうでしょう。しかもその場で管理情報がスマホで編集までできたら便利です。

では、QRコードが使うにはどうしたら良いでしょうか?

QRコードでできること
世の中には備品管理を扱うサービスがたくさんあります

備品や物品管理を専門としたWebサービスは多くの会社からリリースされています。Googleで「備品管理」や「備品 QR」等のワードで検索するとたくさんヒットします。

それぞれサービスごとに特徴がありますので、数社資料請求されたり無料プランがあればとりあえず使ってみて自分の手で感触を確かめてみることが重要です。実際にどれが自分にあっているか比較してみることをおすすめします。

QRコードでできること
学習コストをどう抑えるかがポイント

専門機能が豊富なWebサービスは、使える機能が豊富な反面、使いこなすまでには一定の時間と学習コストが発生します。

自分が使いたい機能がシンプルに使えるサービスであるかがポイントです。どんなに機能が豊富でもご自身が必要としない機能は不要だからです。

QRコードでできること
QRコード利用に特化したWebサービス

初期の学習コストが少なく、現在使っているエクセルでの管理環境のイメージをそのままにQRコード機能だけを簡単に採用できるクラウド型Webサービス「キューRクラウド」を例に挙げながら、具体的に備品管理をQRコードを使ったシステム導入までの流れについてこれから解説していきます。

キューRクラウド を使うには、事前に管理対象となるデータファイルの作成からはじめます。QRコードを管理する基本的な流れは以下の手順のとおりです。ポイントは現在使っているエクセル管理ファイルがそのままWeb上のデータベース運用にシフトできるところにあります。

管理データファイルを準備する
管理データファイルをアップロード
Webシステム上でQRコードを発行
備品にQRコードを貼付する

エクセルに書かれた1行単位に記された備品データに対し専用のQRコードを発行することができます。それでは具体的な説明に入ります。

管理データファイルを準備する


管理データファイルを準備します。ルールとして、エクセルファイルの1行目には要素の名前とし、2行目以降からデータの中身を書いていきます。既に管理しているエクセルもそうなっている方も多いのではないでしょうか?

キューRクラウドでは管理データファイルのことを「定義ファイル」と呼びます。

エクセルファイルをWebシステムにアップロードします。するとデータがクラウド上に取り込まれます。

備品名 リース期限 使用者 管理部署名
PC001 2022年3月 佐藤一郎 営業部
PC002 2023年3月 佐藤二郎 開発部
PC003 2024年3月 佐藤三郎 人事部
PC004 2025年3月 佐藤四郎 人事部
PC005 2026年3月 佐藤五郎 人事部
・・・ ・・・ ・・・ ・・・

キューRクラウドにログインします

既にログインアカウントをお持ちの方はスキップしてください。

初めての方は受信可能なメールアドレスお名前の登録のみではじめられます(フリーメール可)。個人情報の登録手続きはございません。法人の方は申し込みされる管理者の方のメールアドレスでご登録ください。キューRクラウドからメール受信できる方が管理者となります。

登録にはメールアドレスとお名前のみ
無料※2でお使いいただけます

手順1

こちらをクリックして受信可能なメールアドレスを入力してOKボタンを押します。

手順2

メールが届きます。本文にあるURLにアクセスするとメールアドレスの認証が完了します。

手順3

認証が完了するとログインパスワード(初期値)をメールで通知します。

手順4

メールアドレスと初期ログインパスワードを用いてキューRクラウドにログインします。

手順5

初回ログイン後、お名前を登録します。初期パスワードはいつでも変更できます。

手順6

ご利用されるデータ数に応じて有料プランもご用意しております。

ご利用期限は最終ログイン日から1年間です。1年以内に定期的にご利用される方は永久的に利用できます。1年間全くご利用になられないとアカウントは削除されます。削除後、再びご利用される場合は改めて新規登録して頂く必要があります。

※2 1ファイルあたり50件、最大5ファイル分まで無料でご利用いただけます。

使い方(QRコード発行)

STEP1

パソコンからキューRクラウドにログインし、メニューから更新モードを選択します。

お手元のエクセルファイル(定義ファイル)をキューRクラウドにアップロードしてシステムに取り込みます。

ファイル取り込み

STEP2

取り込みに成功すると、定義ファイル名がリストに表示されますので、定義ファイルアイコンをクリックし、データリストを表示します

ファイル取り込み

STEP3

備品一つに対して鍵マークアイコンがあります。こちらのボタンを押すと備品データに対し1つずつQRコードを発行することができます。

上部の鍵マークリンクを押すと、全データ分のQRコードを一括発行することができます。

ファイル取り込み

STEP4

QRコードをpngファイル形式でダウンロードされるか、またはA4印刷を行い、管理する備品にQRコードを直接貼付をすれば完了です。

ファイル取り込み

運用・管理

備品に貼付したQRコードをスマートフォンから読み取ります。QRコード読み取りは一般的なバーコードリーダアプリを使います。QRコードの中身はURLです。Webブラウザでアクセスします。

すると備品のデータの内容がスマートフォンに表示されるようになります。

発行したQRコードがセキュアモードであれば、予めキューRクラウドにログインしておく必要がありますが、読み取ったデータをその場で編集することができます。

セキュアモードについて詳しくはこちらの「パブリックモードとセキュアモードの使い分けについておしえてください。」をご覧ください。

Excelファイルの準備
いかがでしたか?

エクセル管理と比べてQRコードを使った管理の導入すると業務効率化が図れることがおわかりいただけたと思います。

QRコードはWebサイトへの誘導や決済サービスだけでなく、データアクセスへのショートカットツールとして使うことで様々な場面で応用利用が可能になります。

QRコードを使った業務導入をご検討してみてください。

QRコードでできること
QRコード管理プラットフォームサービス

QRコード業務効率化を簡単に実現できるプラットフォームサービス「キューRクラウド」は、備品商品データ管理以外でもQRコード業務効率化を図ることが可能です。詳しい説明は専用サイトをご覧ください。