一般的な社内備品の管理は、管理番号を印刷してシールを貼って、必要時はシールにかかれている番号から、エクセルファイルを都度開いてリース期限や貸与者、管理責任部署名などを確認。これが一般的でしょう。

でも管理ファイルやノートを紛失や誤って削除してしまったら、取り返しのつかない状況になりかねません。

備品の貸出（レンタル）管理を検討サれている方は「レンタル備品管理をQRコードでスマートに行う方法」をご覧ください。

そこで備品管理はQRコードを使うのをおすすめします。

QRコードはデータベースアクセスの入り口として利用します。備品に貼付されたQRコードをスマートフォンから読み取れば、画面上に備品の情報が確認できれば便利です。更にその場で管理データをスマホから編集までできたらなお便利でしょう。

では、QRコードが使うにはどうしたら良いでしょうか？

備品や物品管理を専門としたWebサービスは多くの会社からリリースされています。Googleで「備品管理」や「備品　QR」等のワードで検索するとたくさんヒットします。

オススメは無料プランがあるサービスを使ってみることです。とにかくまずは試しに使ってみる。自分の手で操作感触を確かめてみることが重要です。QRコード管理ができるかもチェックしておきましょう。

備品や在庫管理ができるWebサービスは使える機能が豊富です。ただし使いこなすまでには一定の時間と学習コストが発生するのは覚悟しましょう。

自分が使いたい機能がすぐに使えるサービスが重要です。利用するまでのプロセスがシンプルなのを選びましょう。その場で簡単な登録だけですぐに無料体験できるサービスがおすすめです。実際に試して自分にあっているかを自分で試してみなければ、自分に合っているかも判断できないからです。

管理データファイルを準備します。ルールとして、エクセルファイルの1行目には要素の名前とし、2行目以降からデータの中身を書いていきます。既に管理しているエクセルもそうなっている方も多いのではないでしょうか？

キューRクラウドでは管理データファイルのことを「定義ファイル」と呼びます。

エクセルファイルをWebシステムにアップロードします。するとデータがクラウド上に取り込まれます。

STEP1

パソコンからキューRクラウドにログインし、メニューから更新モードを選択します。

お手元のエクセルファイル（定義ファイル）をキューRクラウドにアップロードしてシステムに取り込みます。

STEP2

取り込みに成功すると、定義ファイル名がリストに表示されますので、定義ファイルアイコンをクリックし、データリストを表示します

STEP3

備品一つに対して鍵マークアイコンがあります。こちらのボタンを押すと備品データに対し1つずつQRコードを発行することができます。

上部の鍵マークリンクを押すと、全データ分のQRコードを一括発行することができます。

STEP4

QRコードをpngファイル形式でダウンロードされるか、またはA4印刷を行い、管理する備品にQRコードを直接貼付をすれば完了です。

備品に貼付したQRコードをスマートフォンから読み取ります。QRコード読み取りは一般的なバーコードリーダアプリを使います。QRコードの中身はURLです。Webブラウザでアクセスします。

すると備品のデータの内容がスマートフォンに表示されるようになります。

発行したQRコードがセキュアモードであれば、予めキューRクラウドにログインしておく必要がありますが、読み取ったデータをその場で編集することができます。

セキュアモードについて詳しくはこちらの「パブリックモードとセキュアモードの使い分けについておしえてください。」をご覧ください。

エクセル管理と比べてQRコードを使った管理の導入すると業務効率化が図れることがおわかりいただけたと思います。

QRコードはWebサイトへの誘導や決済サービスだけでなく、データアクセスへのショートカットツールとして使うことで様々な場面で応用利用が可能になります。

QRコードを使った業務導入をご検討してみてください。

QRコードを使った管理のやり方は運用したい用途によって大きく異なります。ざっとカテゴライズすると、QRコードとデータベース連携させて対象データの更新を目的とする場合、QRコードを読み取ったそのものの情報（読み取り時刻と誰が読み取ったのか）の情報を蓄積だけする目的、大きくわけるとこの2パターンに分類尾されます。具体的な使い方をもう少し掘り下げて知りたい場合も参考ページもご覧ください。