株式会社アーライブ

イベント受付をスムーズに行う方法

~QRコードを使って出席者を把握~

イベントの出席管理をQRコードを使って業務効率化
一言でイベント受付といっても・・・

受付システムには様々パターンがあります。会場に受付デスクを設置できる場合もあれば、机の準備が困難な屋外でのイベント受付もあります。不特定多数の方の参加確認をするような出席確認するシーンは様々なケースがあります。

セミナー会場受付
パーティ会場受付
結婚式披露宴受付
野外イベント受付
送迎バス乗客受付
保育園登退園記録
入退室管理
オフィス来客受付
勤怠管理

それぞれ目的は違いますが、システム的な動作フローはすべて同じです。「誰が」「いつ」訪問したのかを瞬時に確認可能なツールがあれば受付もスムーズになります。数名のイベントならプリントアウトした名簿をみながら訪問客に口頭で確認できますが、大人数になればシステム化は必須でしょう。

受付管理はQRコードが便利

受付管理はQRコードを使うと低コストで簡単に業務効率化が図れます。

基本的な共通フローは、来訪者に対し個別にQRコードを準備し当日受付でQRコードを掲示してもらいます。受付時にQRコードを読み取れば、瞬時に受付確認できる仕組みとなります。

では、QRコードが使える受付管理システムはどんなサービスを選べは良いのでしょうか?

QRコードでできること
いろんなサービスを使ってみましょう

イベント受付に関連するWebサービスは多くの会社からリリースされています。それぞれの受付にマッチした専門サービスが充実しています。対象者受付をWebフォームから行えるものから、有料参加イベントの場合、予め事前にクレジット決済によるキャッシュレス対応機能まで搭載したサービスも存在します。

各社のサービスにはそれぞれ特徴があります。一度自分の手で感触を確かめてみることが重要です。ニーズにマッチしたサービスなら使ってみるのが良いでしょう。

QRコードでできること
専用機材を使うサービスは初期投資が必要

大半の受付サービスではQRコードを使っています。QRコードを読み取るバーコードリーダを使う場合や、専用アプリで管理するものまで様々です。

継続的に利用するなら専用機器を導入したほうが利便性は高まるには間違いありません。

QRコードでできること
利用シーンによって選択判断は大きく変わります

もう一点大事な要素があります。該当イベントはスポット開催なのか継続利用なのかによって、どの会社のサービスを利用するのが良いか選択基準も変わってくるでしょう。

屋内のように電源が確保できる場合もあれば、屋外のようにQRコードリーダの準備が難しい場合も考慮に入れる必要があります。

QRコードでできること
利用シーン問わずに利用できるWebサービス

初期の学習コストが少なく、管理用のパソコンとスマートフォンさえあれば、屋内外を問わず且つスポット利用も可能でQRコード機能の提供に特化したクラウド型Webサービス「キューRクラウド」を例に挙げながら、実際にイベント参加確認を行うQRコードを使ったシステム導入までの流れについて具体的に解説していきます。

キューRクラウド を使うには、事前に管理対象となるデータファイルの作成からはじめます。QRコードを管理する基本的な流れは以下の手順のとおりです。ポイントは対象者リストを事前にエクセルを使って作成する点です。作成したエクセルファイルデータがそのままWeb上のデータベース運用可能になります。

対象者リストをエクセルで準備する
作成したエクセルファイルをアップロード
Webシステム上でQRコードを発行
対象者にQRコードを送付する

エクセルに書かれた1行単位に記された備品データに対し専用のQRコードを発行することができます。それでは具体的な説明に入ります。

対象者リストをデータファイルを準備する


対象者リストをデータファイルを準備します。ルールとして、エクセルファイルの1行目には要素の名前とし、2行目以降からデータの中身を書いていきます。

キューRクラウドでは管理データファイルのことを「定義ファイル」と呼びます。

エクセルファイルをWebシステムにアップロードします。するとデータがクラウド上に取り込まれます。

名前 ふりがな アドレス
沢村 真吾 さわむら しんご sawamura@example.com
車 博之 くるま ひろゆき kuruma@example.com
平林 明慶 ひらばやし あきよし hirabayashi@example.com
松永 さやか まつなが さやか matsunaga@example.com
山野 優 やまの ゆう yamano@example.com
・・・ ・・・ ・・・

キューRクラウドにログインします

既にログインアカウントをお持ちの方はスキップしてください。

初めての方は受信可能なメールアドレスお名前の登録のみではじめられます(フリーメール可)。個人情報の登録手続きはございません。法人の方は申し込みされる管理者の方のメールアドレスでご登録ください。キューRクラウドからメール受信できる方が管理者となります。

登録にはメールアドレスとお名前のみ
無料※2でお使いいただけます

手順1

こちらをクリックして受信可能なメールアドレスを入力してOKボタンを押します。

手順2

メールが届きます。本文にあるURLにアクセスするとメールアドレスの認証が完了します。

手順3

認証が完了するとログインパスワード(初期値)をメールで通知します。

手順4

メールアドレスと初期ログインパスワードを用いてキューRクラウドにログインします。

手順5

初回ログイン後、お名前を登録します。初期パスワードはいつでも変更できます。

手順6

QRコードを対象者にシステムからメール送信する場合は有料プランへアップグレードが必要です。

ご利用期限は最終ログイン日から1年間です。1年以内に定期的にご利用される方は永久的に利用できます。1年間全くご利用になられないとアカウントは削除されます。削除後、再びご利用される場合は改めて新規登録して頂く必要があります。

※2 1ファイルあたり50件、最大5ファイル分まで無料でご利用いただけます。

使い方(QRコード発行)

STEP1

パソコンからキューRクラウドにログインし、メニューから更新モードを選択します。

お手元のエクセルファイル(定義ファイル)をキューRクラウドにアップロードしてシステムに取り込みます。

ファイル取り込み

STEP2

取り込みに成功すると、定義ファイル名がリストに表示されますので、定義ファイルアイコンをクリックし、データリストを表示します

ファイル取り込み

STEP3

対象者に対しセキュアモードのQRコード(鍵マークアイコン)を発行します。1つずつQRコードを発行することができます。

上部の鍵マークリンクを押すと、全員分のQRコードを一括発行することができます。QRコード表示用URLとA4印刷URLを対象者にメールで送信を行います。

ファイル取り込み

メール送信

システムから直接メール送信する機能は有料バージョンより利用できます。

メールアドレスをご自身のメールサーバから送信することもできます。設定は登録情報編集画面のメールサーバ設定から行えます。

ファイル取り込み

受付当日の運用

来訪者宛に事前送付したQRコードをスマホ画面に表示してもらうか、プリントアウトしていただいたQRコードを提示してもらいます。

受付スタッフは事前にキューRクラウドにログインしてからスマートフォンの一般アプリを使ってQRコードを読み取ります。

その場で対象者の情報が画面に表示されることを確認、自動的にクラウドサーバに来場者記録(読み取り記録)が行われました。

Excelファイルの準備

受付者データの整理

キューRクラウドにログインし、追記モードから読取ボタンをクリックします。いつ、誰を受付したかがQRコード読取記録から確認できます。

必要に応じてEXCEL/CSV形式にてファイルダウンロードすることもできます。

Excelファイルの準備
いかがでしたか?

場所を問わずインターネットに接続されたスマートフォンさえあれば、場所を問わずにQRコードを読み取って受付確認することが可能になりました。

QRコードはWebサイトへの誘導や決済サービスだけでなく、データアクセスへのショートカットツールとして使うことで様々な場面で応用利用が可能になります。

QRコードを使った業務導入をご検討してみてください。

QRコードでできること
QRコード管理プラットフォームサービス

QRコード業務効率化を簡単に実現できるプラットフォームサービス「キューRクラウド」は、受付確認以外でもQRコード業務効率化を図ることが可能です。詳しい説明は専用サイトをご覧ください。