株式会社アーライブ

レンタル管理をスマートで行う方法

~QRコードを使ってステータス管理~

レンタル管理をQRコードを使って業務効率化
まさかエクセル管理しているのでしょうか?

モノの貸し出し管理はどうやっていますか?まさかエクセルで管理簿つくって、都度ファイルを開いてセルに文字入力なんてしていませんよね?もしくは手書きノートに貸し出し記録簿に書いてもらっているとか・・・。

もし管理ファイルやノートを紛失誤って削除してしまったら、記録を失うだけでなく、貸し出したものが返却されたかすら行方不明になるなど取り返しのつかない状況になりかねません。

QRコードでできること
レンタル管理はQRコードが便利

レンタル品の管理にQRコードを使うと誤りも減って業務効率化も図れます。

例えば、貸し出し品に貼付されたQRコードをスマートフォンから読み取ると、その場で貸し出し状況を更新できればどうでしょう。いつ、誰に貸し出しや返却記録をわざわざパソコンを開いてエクセルファイルを編集する手間から開放されたら管理が楽になります。

QRコードでできること
レンタル管理できるサービスはたくさんあります

Google検索で「レンタル品 管理」と検索すると、たくさんのレンタル品を管理可能なたWebサービスがヒットします。それぞれ用途も異なる場合もありますので、ご自身の利用用途にあっているかをチェックしていくことをおすすめします。

各社のサービスごとに特徴がありますので、数社資料請求されたり無料プランがあればとりあえず使ってみて自分の手で感触を確かめてみることが重要です。

QRコードでできること
使いたい機能をシンプルで使えることが重要

レンタル品の管理に特化したWebサービスは使える機能が豊富な反面、使いこなすまでには一定の時間と学習コストが発生します。

自分が使いたい機能をシンプルに使えるサービス事業者を探すのがポイントです。どんなに機能が豊富でもご自身が必要としない機能は不要だからです。

QRコードでできること
QRコード利用に特化したWebサービス

初期の学習コストが少なく、現在使っているエクセルでの管理環境のイメージをそのままにQRコード機能だけを簡単に採用できるクラウド型Webサービス「キューRクラウド」を例に挙げながら、具体的にレンタル品の貸し出し状況をQRコードを使ってシステム導入までの流れについてこれから解説していきます。

キューRクラウドを使うには、事前に管理対象となるレンタル品の一覧データファイルの作成からはじめます。QRコードを管理する基本的な流れは以下の手順のとおりです。ポイントは現在使っているエクセル管理ファイルがそのままWeb上のデータベース運用にシフトできるところにあります。

レンタル品データファイルを準備する
エクセルファイルをアップロード
Webシステム上でQRコードを発行
レンタル品にQRコードを貼付する

エクセルに書かれた1行単位に記されたレンタル品に対し専用のQRコードを発行することができます。それでは会社の総務部が管理する共用施設の鍵の貸し出し管理を行うことを前提とした具体的な説明に入ります。

データファイルを準備する(1)

共有施設キーのリストデータを準備します。ルールとして、エクセルファイルの1行目には要素の名前とし、2行目以降からデータの中身を書いていきます。既に管理しているエクセルもそうなっている方も多いのではないでしょうか?

キューRクラウドではリストデータファイルのことを「定義ファイル」と呼びます。

エクセルファイルをWebシステムにアップロードします。するとデータがクラウド上に取り込まれます。

共有施設キー 貸出状況[s] 貸出返却日[d] 貸与者
倉庫キー
会議室キー
備品室キー
休憩室キー
応接室キー
・・・ ・・・ ・・・ ・・・

データファイルを準備する(2)

貸出状況をセレクトメニューで選択表示とするため、定義ファイルをもう一つ作成します。

ファイル名を”[select]貸出状況.xlsx”とし、1列のみのデータを準備します。これで貸出状況のデータ編集枠にセレクトメニューに変更することができます。

貸出状況
--
貸出中

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登録にはメールアドレスとお名前のみ
無料※2でお使いいただけます

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ご利用されるデータ数に応じて有料プランもご用意しております。

ご利用期限は最終ログイン日から1年間です。1年以内に定期的にご利用される方は永久的に利用できます。1年間全くご利用になられないとアカウントは削除されます。削除後、再びご利用される場合は改めて新規登録して頂く必要があります。

※2 1ファイルあたり50件、最大5ファイル分まで無料でご利用いただけます。

使い方(QRコード発行)

STEP1

パソコンからキューRクラウドにログインし、メニューから更新モードを選択します。

準備した2種類のエクセルファイル(定義ファイル)をキューRクラウドにアップロードしてシステムに取り込みます。

ファイル取り込み

STEP2

取り込みに成功すると、定義ファイル名がリストに2つ表示されますので、定義ファイルアイコンをクリックし、データリストを表示します。

使うのはレンタル品の定義リストのみです。”[select]貸出状況”の方は何もしません。

ファイル取り込み

STEP3

レンタル品一つに対して鍵マークアイコンがあります。こちらのボタンを押すと備品データに対し1つずつQRコードを発行することができます。

上部の鍵マークリンクを押すと、全データ分のQRコードを一括発行することができます。

ファイル取り込み

STEP4

QRコードをpngファイル形式でダウンロードされるか、またはA4印刷を行い、管理する備品にQRコードを直接貼付をすれば完了です。

ファイル取り込み

運用・管理

STEP1

貸し出すまたは返却受付する場合、手元のスマートフォンからキューRクラウドにログインしてから、レンタル品に添付したQRコードを読み取ります。

スマホの画面に読み取り結果が表示され、編集ボタンをクリックします。

Excelファイルの準備

STEP2

貸し出す場合、編集画面から貸出日をカレンダーから選択入力し、貸出状況は「貸出中」、貸出者にお名前を入力して更新ボタンを押します。

以上で記録操作は完了です。

ファイル取り込み
いかがでしたか?

スマートフォンとQRコードを使った管理の導入すると業務効率化が図れることがおわかりいただけたと思います。

QRコードはWebサイトへの誘導や決済サービスだけでなく、データベースアクセスへのショートカットツールとして使うことで様々な場面で応用利用が可能になります。

QRコードを使った業務導入をご検討してみてください。

QRコードでできること
QRコード管理プラットフォームサービス

QRコード業務効率化を簡単に実現できるプラットフォームサービス「キューRクラウド」は、レンタル管理以外でもQRコード業務効率化を図ることが可能です。詳しい説明は専用サイトをご覧ください。